Valget af driftsmodel til et nyt ERP er kritisk, og de fleste vælger i dag cloud til systemlandskabet, men det er ikke alle, der bør gøre det. En klassisk faldgrube er den økonomiske sammenligning, for I bør aldrig sammenligne en licenspris direkte med en abonnementspris. Det er netop den sammenligning, leverandøren ønsker fremhævet, så beregn i stedet alle udgifter over tid. Læs med, og bliv klogere på jeres systemvalg.
Af Partner, Sander Dyrvig
Vi starter med de grundlæggende forskelle. Vælger I on-premise, installeres softwaren lokalt hos jer, og I drifter løsningen på jeres egne servere. Licenser købes typisk på forhånd som en anlægsinvestering, en såkaldt CapEx. I står selv for hardware og vedligehold, hvilket giver jer det fulde ejerskab og kontrol, og systemet drives af jeres egen IT-afdeling.
Et skybaseret ERP leveres via nettet som SaaS, altså som en abonnementstjeneste. Systemet hostes på leverandørens servere, og I tilgår jeres data via en browser. I betaler for adgangen som en driftsudgift, en såkaldt OpEx. Udbyderen håndterer hosting, vedligehold og sikkerhedsopdateringer, hvilket letter presset på jeres egen infrastruktur.
Mange overvejer i dag en hybridmodel, hvor I beholder udvalgte kernesystemer installeret lokalt og kombinerer dem med skybaserede moduler til andre funktioner, for eksempel til analyse eller kunderelationer. Modellen balancerer kontrol med skalerbar fleksibilitet, men den øger integrationskompleksiteten og kræver derfor omhyggelig planlægning.
On-premise-modellen kræver en investering fra start, hvor I skal indkøbe servere, infrastruktur og licenser og desuden betale årlig vedligehold ud over licensen. Den ligger typisk på 18 til 22 procent af licensomkostningen. Dertil kommer IT-bemanding og udskiftning af hardware, mens opgraderingsprojekter hvert tredje til femte år dræner budgettet.
I skyen fungerer økonomien via en abonnementsmodel, der inkluderer vedligehold, opdateringer og sikkerhedskopier af jeres data. Det giver en lavere startomkostning og lettere budgettering, men undgå at sammenligne æbler med pærer og læg aldrig licensprisen op mod en abonnementspris.
Regn i stedet på jeres samlede ejeromkostninger, altså TCO, ved at lægge samtlige omkostninger sammen over en årrække. Et retvisende billede kræver et perspektiv på mindst ti år. Vær realistiske i sammenligningen, for abonnementsomkostninger bygger sig op over mange år og kan gøre abonnementet dyrere i længden. Det gælder primært organisationer med mange daglige brugere.
Hurtigere implementering reducerer ofte omkostninger, men ikke nødvendigvis altid. En cloud-løsning idriftsættes normalt på tre til seks måneder, fordi infrastrukturen allerede står klar hos udbyderen, så konsulenterne kan fokusere på konfiguration og datamigrering. En lokal implementering tager oftest omkring tolv måneder på grund af hardware-indkøb, installation og længere test.
Skalerbarhed er en kernekomponent i en moderne IT-strategi, og skyen gør det let at udvide adgangen, for I tilføjer flere brugere eller moduler via abonnementet uden indkøb af ny hardware. Den lokale model kræver modsat tunge hardwareinvesteringer ved skalering.
Løbende opgraderinger giver ofte hovedpiner. Skyen opdateres automatisk af leverandøren uden store interne projekter, mens lokale opsætninger kræver tunge projekter hvert tredje år, nogle gange hvert femte, og det giver nedetid og konsulentomkostninger.
Den lokale model har fortsat en berettigelse, for nogle kan ikke tillade sig at vælge cloud. Lokale systemer tillader dybere tilpasning af koden, men dybe tilpasninger er komplekse og dyre og besværliggør fremtidige opgraderinger, mens standard-cloud er mere strømlinet for driften.
I visse brancher er lokale servere nødvendige, hvor datasuverænitet og regulering er afgørende. Områder som forsvaret kræver lokal dataplacering, og dele af sundheds- og finanssektoren har strenge retningslinjer. Store producenter oplever særlige maskinudfordringer, der kræver integrationer med lav latenstid, så her er en lokal arkitektur ofte mest sikker.
Markedet bevæger sig dog i én retning, og analyser forudser, at skyen bliver en forudsætning frem mod 2028. Flere leverandører lukker udviklingen af deres on-premise-versioner og investerer i stedet i skybaserede løsninger, hvilket afspejles i faldende lokale markedsandele.
Det bedste system er det, der understøtter jeres behov, både i dag og i takt med jeres vækst, og I bør vurdere jeres forretning ud fra syv parametre. Den første er jeres produktionsform, den anden jeres størrelse og omsætning, og den tredje kompleksiteten med afdelinger i flere lande. Den fjerde er jeres tilknytning til Microsoft-økosystemet, den femte jeres budget og krav til TCO, den sjette jeres interne implementeringskapacitet, og den syvende jeres behov for branchedybde.
Peger svarene mod mange lande, komplekse batches og stor skala, peger pilen mod et procesnativt setup, mens den peger den anden vej, hvis I er under to hundrede ansatte med diskret montage. Vælg ikke system ud fra et mærke eller en salgspræsentation, men arbejd i stedet på et funktionelt fit. Vurder også jeres nuværende IT-arkitektur og cloud-krav, og til sidst jeres evne til at håndtere forandring, for mangler I ressourcer til forandringen, bør I vælge en enklere løsning.
Der findes ikke ét universelt svar på driftsmodellen, for den rigtige løsning afhænger af jeres regulering og tilpasningsbehov. Vurder jeres IT-kompetencer, vækstplaner og tidligere investeringer, og start med at køre de fulde TCO-tal gennem jeres eget regneark, for det sikrer grundlaget for et godt valg af IT-system. Få desuden afklaret, hvad en cloud-løsning kræver af organisationen, for det giver ro, før beslutningen træffes.
Vi leverer objektiv rådgivning om driftsmodellen, og som leverandøruafhængige konsulenter tjener vi ikke på jeres abonnement og sælger heller ingen servere til jeres infrastruktur. Vores fokus er at levere langsigtet værdi, og vores konsulenter har selv mærket udfordringerne, så uanset platform sikrer vi, at IT understøtter jeres strategi. Lad os fjerne salgsstøjen fra jeres beslutning
Forskellen ligger i placeringen og driften af systemet. En skybaseret løsning hostes eksternt via et abonnement. En on-premise-løsning installeres på jeres egne servere. Det lokale valg giver jer det fulde ansvar for driften.
Sammenligner I licensprisen med abonnementet, virker on-premise billigst. Kigger I på de fulde ejeromkostninger over ti år, ændres billedet. Store organisationer kan dog opleve abonnementet som dyrt.
Ja, de store leverandører investerer tungt i IT-sikkerhed. De kan ofte garantere et højere niveau, end en intern IT-afdeling magter alene. Det skyldes deres specialiserede sikkerhedsteams og krav til compliance. Modellen kræver dog en stabil internetadgang.
Lokale servere er fortsat klogest for stærkt regulerede virksomheder. Det gælder ved lovmæssige krav om intern datalagring. Løsningen bruges også af producenter med krav om maskinintegrationer med lav latenstid. Endelig kan den bevare en eksisterende infrastrukturinvestering.
Valget mellem cloud og on-premise bør følge jeres processer, data og strategi, ikke en leverandørs anbefaling. Som uvildige rådgivere har vi ingen interesse i et bestemt udfald. I vores rådgivning i ERP- og IT-strategi spejler vi jeres setup og giver klare anbefalinger. En forretningsanalyse afdækker, hvad jeres processer og data kræver, før I vælger driftsform. Så træffer I valget på et oplyst grundlag.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
