Arbejdet med CSRD er ved at flytte sig fra hensigtserklæringer til knaldhårde krav. Det lander lige midt i jeres maskinrum og påvirker IT-arkitekturen direkte. Hvis I tror, at bæredygtighedsrapportering blot er en skriveøvelse, tager I fejl. Det er et massivt IT- og dataprojekt for hele jeres forretning. Vores erfaring viser, at mange CFO’er og IT-chefer undervurderer kompleksiteten. I skal fremskaffe enorme mængder af struktureret og reviderbar data. Det kræver stærke systemer, faste processer og et solidt datafundament. Det er ikke en opgave, som IT-afdelingen kan løfte alene. Jeres forretning skal tage ejerskab, men systemerne skal kunne understøtte det. Læs med her, og få vores praktiske blik på opgaven.
Af Partner, Sander Dyrvig
De nye direktiver fra EU ændrer spillereglerne for europæisk erhvervsliv markant. Kravene rammer først og fremmest de store, etablerede virksomheder i Danmark. I er omfattet, hvis I opfylder to ud af tre specifikke kriterier. Det gælder over 250 ansatte eller en omsætning over 50 millioner euro. Det tredje kriterium er en balancesum på over 25 millioner euro. Mange danske virksomheder falder direkte ind under denne kategori i dag. Tidslinjen afhænger af, om I allerede har rapporteret under de gamle regler. For den store mellemgruppe gælder kravene fra regnskabsåret 2025. Det betyder, at jeres IT-systemer skal være klar til dataopsamling nu. Tiden til at bygge den grundlæggende infrastruktur er ved at rinde ud.
Konsekvenserne ved at ignorere kravene er yderst alvorlige for jeres virksomhed. Bøderne kan udgøre en mærkbar procentdel af jeres samlede omsætning. Desuden risikerer jeres bestyrelse og ledelse et direkte personligt ansvar. Det handler dog ikke kun om myndighedernes sanktioner og økonomiske straffe. Revisoren har en helt afgørende rolle i det nye direktiv fra EU. De skal afgive en erklæring om sikkerhed på jeres endelige ESG-rapport. Kan jeres systemer ikke dokumentere tallenes oprindelse, afviser de rapporten. Det sender et katastrofalt signal til investorer, banker og jeres største kunder. Vi ser allerede, at bankerne kræver disse data ved låneforhandlinger i dag. Derfor skal I tage jeres dataarkitektur dybt seriøst fra første dag.
Det nye direktiv kræver ekstremt specifikke datapunkter fra hele jeres systemlandskab. Regelsættet består af tolv ESRS-standarder, der dækker meget bredt. De dækker alt fra miljø og klima til sociale forhold og selskabsledelse. Vi ser i praksis, at standarderne er enormt svære at omsætte til virkeligheden. I skal oversætte de overordnede lovtekster til konkrete datafelter i databasen. Et felt kunne eksempelvis være tons udledt CO2 per produceret enhed. Et andet kunne være andelen af kvinder i jeres øverste lederstillinger. Det handler om præcis og kvantificerbar data på tværs af hele driften. I skal dokumentere alt fra energiforbrug til ulykkesfrekvens på fabrikken. Mange af disse felter findes slet ikke i jeres nuværende systemer.
Derfor står I over for en omfattende opdatering af jeres samlede datamodel. I skal bygge helt nye strukturer i jeres databaser og ERP-system. Vores erfaring viser, at denne kortlægning tager meget længere tid end forventet. I kan ikke trylle disse tal frem i ellevte time før revisionen begynder. Hvert enkelt datapunkt skal defineres, formateres og have en tildelt dataejer. Skal et bestemt tal rapporteres som en procent, en tekststreng eller et heltal? Hvordan håndterer jeres systemer tomme felter eller manglende leverandørdata? Disse lavpraktiske IT-spørgsmål er ofte dem, der vælter store projekter. I skal gennemføre en dobbelt væsentlighedsanalyse for at finde jeres specifikke krav. Først derefter kan I bygge de felter, som I reelt har brug for.
Det er en farlig illusion at tro på én samlet, magisk datakilde. Jeres nødvendige data er tværtimod spredt for alle vinde i forretningen. Hovedparten af jeres finansielle indkøbstal ligger solidt i ERP-systemet. Men de vigtige klimadata ligger ofte gemt i produktionens specifikke MES-systemer. Maskinernes energiforbrug og spildprocenter kan sjældent aflæses i finanskladden direkte. Derudover skal I indhente enorme mængder af data om jeres egne medarbejdere. Medarbejderdata skal I typisk trække direkte fra jeres dedikerede HR-systemer. Data om transport, ruter og emballage findes i logistiksystemet eller jeres WMS. I skal altså integrere systemer, der måske aldrig før har talt sammen.
Her stiller det store krav til jeres overordnede IT-arkitektur og integrationsplatform. Men opgaven rækker også langt ud over jeres egne, interne systemer. I skal hente massive mængder af primær data direkte fra jeres leverandører. Leverandørdata er berygtet for at være det absolut sværeste at fremskaffe. I skal bygge digitale broer mellem mange forskellige og forskelligartede IT-landskaber. Det kræver stærke integrationer og faste procedurer for systematisk dataudveksling. Manuel indtastning af leverandørdata holder simpelthen ikke i længden. I skal have automatiseret dette komplekse dataflow fra start til slut. Det er altafgørende at have styr på jeres grundlæggende stamdata og master data. Uden rene data vil selv det dyreste IT-system producere ubrugelige rapporter.
Når vi rådgiver virksomheder om CSRD, ser vi klare mønstre på tværs. De samme tekniske udfordringer går igen uanset branche og virksomhedsstørrelse. Vi har selv stået i det utallige gange med frustrerede projektgrupper. Det handler sjældent om manglende vilje, men om systemernes faktiske begrænsninger. Mange forsøger at løse de nye komplekse krav med gårsdagens simple værktøjer. Det fører uvægerligt til stressede afslutninger og anmærkninger fra revisor. Herunder har vi samlet de fem mest kritiske faldgruber, vi møder.
Kan I bevise, hvor et specifikt klimat tal i rapporten stammer fra? Mange virksomheder mister overblikket over dataens oprindelse undervejs i beregningerne.
Kvaliteten af stamdata er ofte rystende dårlig ude i virkeligheden. Hvis jeres varenummer mangler vægt, kan I umuligt beregne den præcise fragtudledning. Læs om, hvordan I styrker jeres datakvalitet systematisk på tværs.
Udledninger i værdikæden volder altid massive hovedbrud for IT-afdelingen. I skal indsamle og validere data fra eksterne partnere uden for jeres kontrol.
Revisoren skal kunne se, hvem der har ændret et specifikt tal. Mange ældre IT-systemer gemmer ikke historik over disse kritiske feltændringer.
Mange mangler basal automatisering af deres tunge dataindsamling og rutiner. Regneark koster utroligt mange manuelle arbejdstimer og er fyldt med fejl.
Disse fem udfordringer dræber ethvert uforberedt rapporteringsprojekt uundgåeligt. Data skal hentes ind centralt og behandles i et lukket, styret system. I skal designe jeres IT-infrastruktur, så den minimerer den menneskelige faktor. Mennesker laver fejl, glemmer opdateringer og overskriver formler i Excel hver dag. Systemet skal tvinge brugerne til at følge den korrekte, reviderbare proces. Kun sådan opnår I den datasikkerhed, som revisoren vil kræve af jer. I vores projekter har vi lært, at teknologi skal drive den rigtige adfærd. Det kræver mod at rydde op i gamle, indgroede vaner i hele forretningen.
Jeres nuværende systemlandskab vil utvivlsomt blive presset til det yderste. Et moderne ERP-system skal kunne håndtere langt mere end blot klassisk økonomistyring. Det skal fremover fungere som den centrale motor for alle jeres bæredygtighedsdata. Systemet skal have indbyggede felter og logik til komplekse miljømæssige beregninger. Det skal kunne håndtere tusindvis af omregningsfaktorer fra eksterne databaser problemfrit. Er jeres kernesystem forældet, får I hurtigt meget store problemer med kravene. Et ældre system mangler ofte den nødvendige fleksibilitet til nye datafelter. I skal kunne styre jeres adgangskontrol stramt, helt ned på feltniveau. Kun udvalgte, trænede medarbejdere må ændre og godkende jeres kritiske bæredygtighedstal. Systemet skal tvinge et fireøjne-princip igennem ved alle væsentlige dataændringer.
Samtidig skal systemet understøtte tunge integrationer via moderne, åbne API’er. Ellers ender I i et mareridt med manuelle filoverførsler hver eneste måned. Vi ser ofte kunder kæmpe en ulige kamp med netop disse systembegrænsninger. De forsøger at tvinge et gammelt system til at gøre nye tricks. Det ender ofte i dyre specialtilretninger, som er umulige at opdatere senere. Stiller I jer selv disse spørgsmål med ærlige svar?
Kan systemet håndtere flere versioner af den samme emissionsfaktor over tid?
Kan det adskille rådata fra det beregnede resultat, så revisor følger formlen?
Har I et komplet audit trail på alle ændringer i de relevante datafelter?
Hvis svaret er nej på bare ét af dem, har I en opgave foran jer. Overvejer I en rådgivning i IT- og ERP-strategi, kan det spare jer for dyre fejlinvesteringer. Hvis ERP-systemet ikke kan bære opgaven alene, skal I overveje et specialiseret rapporteringsværktøj.
I har brug for en realistisk og stramt styret tidsplan for hele projektet. Vi anbefaler en køreplan fordelt over mindst tolv meget travle måneder.
Måned 1–3: Væsentlighedsanalyse og datalandskab. Her gennemfører I en grundig dobbelt væsentlighedsanalyse af jeres situation. I identificerer præcis, hvilke datapunkter I faktisk er tvunget til at rapportere. Det giver ingen mening at bygge integrationer til data, I slet ikke skal bruge. Brug denne fase til at kortlægge, hvor hver enkelt datapunkt lever i dag.
Måned 4–6: Systemdesign og masterdata-oprydning. Her bygger I de nye felter og rydder op i jeres eksisterende datagrundlag. Uden rene stamdata falder hele projektet til jorden i den næste fase. Denne oprydningsfase er typisk den mest ressourcekrævende for hele forretningen. I må under ingen omstændigheder undervurdere tiden, dette tager for jeres medarbejdere.
Måned 7–9: Integrationer og automatisering. Nu bygger jeres IT-afdeling de nødvendige integrationer til alle kildesystemer. Her opsætter I den automatiske dataopsamling fra ERP, HR, MES og logistik. Det er her, I mærker gevinsten ved den grundige oprydning i den forrige fase.
Måned 10–12: Test, validering og prøverapportering. De sidste tre måneder går med benhård test af data og intern validering. I skal køre mindst én fuld prøverapportering i systemerne, før det gælder for alvor. Revisoren skal inddrages tidligt for at gennemgå og godkende jeres systematiske setup.
Mange ledelser ved godt, at de skal handle, men ikke præcis hvor de starter. Derfor har vi udviklet et konkret værktøj til netop den situation. Tag vores fortrolige bæredygtige modenhedsanalyse for at kende jeres reelle udgangspunkt. Den afslører hullerne i jeres nuværende data- og systemlandskab.
Vi har desuden sammensat en tjekliste med 20 spørgsmål til jeres IT-chef. Kan I svare ja til alle 20, er I godt forberedt på den første rapport. Kan I ikke, ved I præcis, hvor indsatsen skal sættes ind først. Kontakt os, og vi sender tjeklisten og tager en uforpligtende snak.
Bagefter kan I overveje næste skridt med automatisering af jeres ESG-rapportering. Grib styringen nu, før tidsfristerne indhenter jeres IT-afdeling og forretningen.
Nej, det fraråder vi på det kraftigste i vores rådgivning til kunder. Excel mangler versionsstyring, sikker adgangskontrol og automatisk ændringslog. Revisorer vil have overordentligt svært ved at validere datakæder i regneark. Det vil uundgåeligt føre til anmærkninger i jeres endelige godkendelse.
Det er sjældent nødvendigt at skifte hele jeres ERP-system ud på én gang. Ofte kan I nøjes med at bygge de korrekte felter og etablere stærke integrationer. I mange tilfælde implementeres et specialiseret ESG-værktøj, der taler med ERP-systemet. Dog vil meget forældede systemer udgøre en markant barriere for automatiseret dataopsamling.
Det er en analyse, der afdækker, hvilke bæredygtighedsemner der er relevante for jer. Den ser både på, hvordan jeres virksomhed påvirker omverdenen, og omvendt. Analysen afgør, hvilke af de tolv ESRS-standarder I faktisk skal rapportere på. Den er dermed jeres vigtigste styringsværktøj til at afgrænse projektets scope.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
