Et ERP-skift er en af de største IT-investeringer, I laver, og en solid business case afgør, om I regner projektet hjem. Mange starter med store ambitioner til det nye system, men virkeligheden viser ofte et mere komplekst billede, for de fleste indledende beregninger er for optimistiske. Optimismen bunder i, at de glemmer de fulde omkostninger, og leverandørens tilbud viser kun toppen af isbjerget, så I skal kigge dybere end licens og implementeringstimer. Vi ser ofte, at beslutningstagere blændes af teoretiske besparelser, men I har brug for et komplet overblik over ressourceforbruget, så I undgår dyre overraskelser undervejs.
Af Partner, Sander Dyrvig
En business case er fundamentet for hele transformationsprojektet og jeres finansielle styringsredskab fra start til slut, hvor de forventede udgifter stilles over for de forventede gevinster. En klassisk faldgrube er at se go-live som afslutningen, men et vellykket go-live er blot startskuddet, for det er først derefter, at værdiskabelsen begynder.
Mange systemer leverer ikke den forventede værdi, fordi analysen ikke byggede på jeres virkelighed, og mange ledere har lænet sig op ad leverandørens salgsmateriale. Fokusér i stedet på en langsigtet pasform frem for licenssalg, hvilket kræver en uafhængig tilgang, hvor I vurderer hver antagelse. Et solidt valg af IT-system kræver et objektivt økonomisk grundlag, for uden det famler I i blinde.
Brug altid begrebet TCO, når I beregner omkostningerne, altså de samlede ejeromkostninger, direkte og indirekte, for et projekt er mere end programmellet og konsulenttimerne. TCO omfatter en række kritiske elementer. Det tæller licens, implementering, datamigrering og integrationer, men også træning, intern medarbejdertid og teknisk bistand. Mange overser, at den årlige vedligeholdelse koster over tid, typisk 18 til 25 procent af licensomkostningen om året, og tallet stiger, hvis I tilføjer komplekse tilpasninger. Datamigreringen er desuden en konsekvent undervurderet post.
Mange organisationer underbudgetterer migreringen, og fejlen sker i planlægningsfasen og skaber forsinkelser. Dertil kommer den interne medarbejdertid, som er en stor, men usynlig byrde, når jeres medarbejdere bruger tid på krav, test og datavalidering, hvilket sjældent fremgår af leverandørens tilbud. Beløbene varierer efter den valgte løsning, så brug jeres eget projektomfang som grundlag, og en tidlig indsats omkring datakvalitet beskytter mod uforudsete omkostninger.
At holde budgettet kræver disciplin i projektledelsen, for en stor del af organisationerne overskrider deres ramme. Den hyppigste årsag er et behov for at tilkøbe uforudset teknologi, når uoverensstemmelser opdages for sent, hvilket fører til udvidelser og dyr specialudvikling. En overskridelse er dog ikke en naturlov, for mange virksomheder holder sig inden for rammen, og forskellen ligger i grundigheden af den tidlige planlægning.
Årsagerne til overskridelser er forbundet med dårlig forberedelse og kan undgås med en realistisk kravspecifikation fra start. Indbyg desuden en solid økonomisk sikkerhedsmargin, og lad en tidlig forretningsanalyse fange uoverensstemmelserne, før I underskriver.
For at forsvare investeringen kræves veldokumenterede argumenter, så mål tiden fra implementering til skabt værdi, for go-live er kun startskuddet til værdiskabelsen. Estimater for ROI varierer efter omfang og driftsmodel og præsenterer et spænd, ikke garantier, og jeres succes afhænger af forandringsledelsen og de tilpassede arbejdsgange.
Tilbagebetalingstiden er generelt fornuftig for de fleste virksomheder og ligger typisk på cirka 18 til 36 måneder, med en median omkring to og et halvt år. Vælger I en agil skybaseret løsning, tjener investeringen sig hurtigere hjem, for skybaserede løsninger henter omkostningerne omkring to og et halvt gange hurtigere end lokale alternativer. Veldrevne systemer kan desuden sænke de daglige driftsomkostninger, hvilket gør rådgivning i ERP- og IT-strategi til en værdifuld investering.
At regne det hjem kræver en objektiv metode. Definér først en fast tidshorisont, for eksempel tre år, og opgør derefter samtlige TCO-elementer over perioden. Estimér dernæst de kvantificerbare gevinster. Det kan være sparede timer ganget med lønomkostningen, frigjort arbejdskapital eller færre fejl, og med tallene på plads kan I beregne afkast og tilbagebetalingstid. Afslut altid med en ærlig følsomhedsanalyse.
Analysen skal inkludere et bedste og et værste scenarie, hvor I i værste fald medregner langsommere brugeradoption eller mere tilpasning, og hvor I også vurderer konsekvensen af et forsinket go-live. Investér desuden i et solidt procesdesign før konfigurationen, og behandl opgaven som en forretningstransformation, ikke et teknisk projekt, for organisationer, der følger den tilgang, opnår en bedre rentabilitet. Det handler om at afstemme kernebehov med de faktiske muligheder.
Vi kender virkeligheden bag de optimistiske regneark, og vi er leverandøruafhængige og prioriterer pasform frem for licenssalg. En uvildig vurdering bygger på jeres mål, ressourcer og data, ikke på en leverandørs salgstilbud. Vores konsulenter har selv siddet på den anden side af bordet, så vi ved, hvor faldgruberne gemmer sig, og hvilke udgifter der glemmes, og vi hjælper jer med at gennemskue de IT-strategiske beslutninger.
Vi brænder for ærlig rådgivning, der skaber dokumenterbar værdi, og vores opgave er at hjælpe jer med at regne transformationen hjem. Står I foran et skift og har brug for vished om tallene, så lad os tage en ærlig snak om jeres situation, for vi sikrer jer et gennemsigtigt beslutningsgrundlag, I kan forsvare over for ledelsen.
En business case er et strategisk og finansielt styringsredskab. Her stilles de samlede ejeromkostninger over for de forventede gevinster. Dokumentet danner beslutningsgrundlaget og afgør, om projektet skaber værdi.
De samlede udgifter varierer efter jeres krav, teknologi og størrelse. Beregn derfor udgifterne ud fra jeres eget projektomfang. Det kræver stram styring og et fokus på procesoptimering efter go-live.
Tilbagebetalingstiden ligger oftest på cirka 18 til 36 måneder. Det giver en median på omkring to og et halvt år. En skybaseret løsning betaler sig typisk hurtigere hjem end lokale alternativer.
Indlæg altid en solid økonomisk sikkerhedsmargin. Den imødegår uforudsete tekniske udfordringer og ændringer. Størrelsen bør afspejle jeres projekts kompleksitet og risiko.
En holdbar business case bygger på et realistisk billede af jeres processer og data. I en forretningsanalyse kortlægger vi jeres udgangspunkt, så tal og forventninger hviler på fakta. Vi er uvildige og har ingen interesse i en bestemt løsning. Derfor får I et beslutningsgrundlag, der kan forsvares over for bestyrelsen.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
