Et ERP til handel og engros skal noget andet end et system bygget til produktion. Handelsvirksomheder fremstiller ikke varerne selv. De tjener pengene på at købe rigtigt ind, have varerne på lager i de rette mængde og levere til tiden til den aftalte pris. Det stiller helt egne krav til systemet, og vi ser ofte, at virksomheder vælger en løsning, der er stærk på produktion, og derefter savner det, deres egen hverdag kræver.
Kompleksiteten ligger sjældent i én stor funktion, men i mange små detaljer på tværs af sortiment, kunder og aftaler. Denne artikel gennemgår de områder, der afgør, om systemet passer til en handels- eller engrosforretning.
Af Partner, Sander Dyrvig
I produktion ligger tyngden i styklister, kapacitet og materialebehovsplanlægning. I handel og engros ligger den et andet sted, nemlig i varestrømmen og i aftalerne med kunder og leverandører. Systemet skal kunne håndtere et bredt sortiment med mange varenumre. Hver vare har sine egne leveringstider, mindstekøb og prisaftaler.
Marginerne er samtidig ofte smallere end i produktion, og det betyder, at små fejl i priser, rabatter eller lagerbeholdning rammer bundlinjen hurtigt. En forkert prisaftale på en storkunde kan koste mere end en uges besparelse på lageret, og derfor er præcision i stamdata og prisstrukturer ikke en detalje, men en kernefunktion.
Dertil kommer hastigheden. En engrosvirksomhed modtager og afsender ordrer hele dagen, ofte fra flere kanaler samtidig, og der er sjældent tid til manuelle mellemregninger. Systemet skal understøtte flowet fra ordre til levering, uden at nogen skal taste de samme oplysninger to gange.
Lageret er handelsvirksomhedens vigtigste aktiv, og det er også her, pengene bindes. Et system til handel skal derfor give et præcist billede af beholdningen i realtid. Det gælder ikke kun samlet, men fordelt på lokationer, zoner og eventuelt på flere selskaber. Har man lager i både Herning og Aarhus, skal en sælger kunne se, hvor varen står, og hvornår den kan være hos kunden.
Systemet skal desuden kunne håndtere reservationer og disponering, så en vare, der er lovet væk til én ordre, ikke sælges igen til en anden kunde. Det lyder banalt, men det er et af de mest udbredte problemer i ældre løsninger. Her opdateres beholdningen for langsomt til, at sælgerne kan stole på tallet.
For virksomheder med større lagre bliver lagerstyring hurtigt en disciplin i sig selv. Her arbejder mange med et egentligt lagerstyringssystem, ofte kaldet et WMS, som lægger sig oven på ERP-systemet og styrer plukruter, scanning og pakning. Om man har brug for det lag, afhænger af volumen og kompleksitet. Beslutningen bør træffes tidligt, fordi den påvirker både systemvalg og integrationer.
Hvor produktionsvirksomheder planlægger materialer ud fra styklister, planlægger handelsvirksomheder indkøb ud fra forbrug, prognoser og leveringstider. Systemet skal kunne foreslå, hvornår der skal købes ind, og i hvilke mængder. Forslaget bygger på historik, aktuelle ordrer og den enkelte leverandørs leveringstid.
Det bliver mere komplekst, når leverandørerne sidder i udlandet, og leveringstiden svinger. Sæsonvarer, containerforsendelser og mindstekøb gør, at disponeringen sjældent kan køre på autopilot, men et godt system giver alligevel indkøberen et kvalificeret udgangspunkt frem for et regneark. Vi ser ofte, at netop indkøbsdisponering er det område, hvor gevinsten ved et systemskifte bliver størst, fordi både bundet kapital og hastesendinger falder.
Prisstrukturen er ofte det mest undervurderede område i et handelsprojekt. Engrosvirksomheder arbejder sjældent med én pris pr. vare. I stedet er der prislister pr. kundegruppe, individuelle kundeaftaler, mængderabatter, kampagnepriser og aftaler, der kun gælder i en bestemt periode. Oveni kommer bonusordninger, hvor kunden får en efterfølgende godtgørelse ud fra årets omsætning.
Systemet skal kunne håndtere det hierarki, så den rigtige pris findes automatisk, når ordren oprettes. Kan det ikke det, opstår der to problemer på én gang: sælgerne begynder at rette priser manuelt, og økonomiafdelingen mister overblikket over, hvad der reelt tjenes på den enkelte kunde. Prislogik bør derfor prøves grundigt af i en demo. Brug jeres egne aftaler som eksempel og ikke leverandørens standardopsætning.
De færreste handelsvirksomheder modtager kun ordrer på mail og telefon i dag. Ordrerne kommer fra webshoppen, fra kundens eget indkøbssystem via EDI, fra en B2B-portal og fra sælgere i marken. Hver kanal skal ende det samme sted, nemlig i ERP-systemet, og med de samme priser og lagertal.
EDI fylder særligt meget i engrosleddet, fordi større kunder i detailhandel og foodservice ofte stiller det som betingelse for samhandel. Kan man ikke modtage ordrer og sende fakturaer elektronisk i det format, kunden kræver, risikerer man at blive valgt fra. Derfor bør EDI og integrationsevne indgå i kravene fra begyndelsen og ikke som noget, der købes til bagefter.
Handelsvirksomheder har typisk langt flere varenumre end produktionsvirksomheder, og mange varer findes i varianter med forskellig størrelse, farve eller emballage. Det gør stamdata til fundamentet under hele forretningen, for uden en gennemtænkt varestruktur bliver både prissætning, indkøb og rapportering upålidelig.
Vi ser ofte, at et systemskifte afdækker mange års ophobede dataproblemer på én gang. Dubletter, udgåede varer, der aldrig blev lukket, og enheder registreret forskelligt fra afdeling til afdeling giver fejl fra dag ét. Derfor bør arbejdet med masterdata begynde tidligt og ikke som en teknisk øvelse lige før migreringen. Det samme gælder den løbende datakvalitet, for stamdata forfalder, hvis ingen har ansvaret for at vedligeholde dem.
Mange ERP-systemer markedsføres som løsninger til begge dele, og de fleste kan da også håndtere begge på papiret. I praksis er de fleste systemer bygget med en tyngde i den ene retning, og det mærkes i de daglige arbejdsgange. Et system med rødder i produktion har typisk stærk kapacitets- og styklistelogik, men kan være tungt at bruge, når opgaven blot er at modtage en ordre, plukke og sende.
Det betyder ikke, at man skal fravælge de store systemer, men at man skal prøve dem af på sin egen virkelighed. Bed leverandøren vise et konkret flow fra ordre til faktura med jeres egne priser, jeres egne varenumre og jeres egen returproces. Er I samtidig i tvivl om, hvilke systemer der overhovedet er relevante, kan I starte med en neutral gennemgang af markedet, før I går i dialog med leverandørerne. Det er den tilgang, vi bruger i vores arbejde med valg af IT-system.
Et systemskifte i en handelsvirksomhed lykkes sjældent, fordi man vælger det rigtige produkt, men fordi man kender sin egen forretning godt nok til at stille de rigtige krav. Start derfor med at kortlægge, hvordan ordrer, indkøb, priser og returvarer reelt flyder gennem virksomheden i dag. Husk også de uformelle rutiner, som ingen har skrevet ned.
Derefter oversættes kortlægningen til krav, der kan bruges i dialogen med leverandørerne. Det arbejde er kernen i en forretningsanalyse, hvor forretningsmodel, processer, data og systemer ses i sammenhæng. Har I processer, der er vokset skævt gennem årene, giver det ofte mening at rette dem, før de bygges ind i et nyt system, og det er netop det, business process management handler om.
Det er et forretningssystem, der er tilpasset virksomheder, som køber og videresælger varer. Tyngden ligger på lagerstyring, indkøb, prisaftaler og ordrehåndtering frem for på produktion. Systemet skal give et præcist overblik over beholdning og aftaler i realtid.
Et produktionssystem er bygget op om styklister, kapacitet og materialebehovsplanlægning. Et handelssystem er bygget op om varestrømmen fra indkøb til levering. De fleste systemer har en tyngde i den ene retning, selvom de kan håndtere begge dele.
Engrosvirksomheder arbejder typisk med prislister pr. kundegruppe og individuelle kundeaftaler. Dertil kommer mængderabatter, kampagnepriser og bonusordninger. Systemet skal finde den rigtige pris automatisk, når ordren oprettes.
Større kunder i detailhandel og foodservice stiller ofte elektronisk ordreudveksling som betingelse for samhandel. Uden EDI risikerer man at blive valgt fra som leverandør. Derfor bør kravet indgå i systemvalget fra begyndelsen.
Masterdata er stamoplysningerne om varer, kunder og leverandører. Handelsvirksomheder har typisk mange varenumre og varianter, og derfor bliver strukturen afgørende. Uden en gennemtænkt varestruktur bliver priser, indkøb og rapportering upålidelige.
Start med at kortlægge, hvordan ordrer, indkøb, priser og returvarer flyder i dag. Oversæt derefter kortlægningen til konkrete krav. Bed leverandøren demonstrere et flow med jeres egne varer, priser og processer.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
