Nogle producenter fremstiller det samme igen og igen. Andre bygger noget nyt til hver kunde, hvor konstruktion, indkøb og produktion først går i gang, når ordren er vundet. Det er to forskellige forretninger, og de stiller markant forskellige krav til ERP-systemet.
Bygger I kundetilpassede maskiner, anlæg, komponenter eller udstyr, er den enkelte ordre reelt et projekt med egen økonomi, egen tidsplan og ofte egen konstruktion. Denne artikel gennemgår de områder, der afgør, om systemet passer til den type produktion.
Af Partner, Sander Dyrvig
Forskellen ligger i, hvornår produktet defineres. I serieproduktion er produktet kendt på forhånd, styklisten ligger klar, og planlægningen handler om mængder og kapacitet. I ordreproduktion defineres en del af produktet først, når kunden har bestilt, og derfor starter opgaven med konstruktion frem for med planlægning.
Branchen taler ofte om forskellige former, og forskellene er praktiske. Ved ordreproduktion fremstilles produktet først, når ordren er vundet, men ud fra et kendt design. Ved ordrekonfiguration sammensættes produktet af kendte moduler efter kundens valg. Ved konstruktion til ordre tegnes en del af løsningen fra bunden til den enkelte kunde, og det er her, kravene til systemet er størst.
Konsekvensen er, at tid og økonomi skal følges per ordre og ikke per periode. En serieproducent kan styre efter kostpriser og dækningsbidrag på varenumre. En ordreproducent skal kunne se, om den enkelte ordre tjener penge, mens den er i gang, og det kræver en anden struktur i systemet.
Den mest håndfaste udfordring er, at styklisten ikke ligger klar ved ordremodtagelsen. Konstruktionen tilføjer dele undervejs, og produktionen skal ofte gå i gang, før alt er tegnet færdigt.
Systemet skal derfor kunne håndtere en stykliste, der udvides og ændres, mens ordren er i gang, uden at planlægningen bryder sammen. Det kræver, at materialebehovsplanlægningen kan regne på et grundlag, der endnu ikke er komplet, og at ændringer kan slå igennem på indkøb og produktionsordrer uden manuel oprydning.
Hertil kommer koblingen til konstruktionen. Tegninger og styklister lever typisk i et CAD- eller PDM-system, og de skal kunne overføres til ERP-systemet uden dobbelt indtastning. Er den integration ikke på plads, opstår der to versioner af sandheden, og produktionen bygger efter den forkerte.
Når hver ordre er et projekt, skal økonomien kunne opgøres på ordren. Systemet skal samle kalkulation, timer, materialer, underleverandører og eventuelle ændringer ét sted, så det er muligt at se, hvordan sagen udvikler sig, mens den står på.
Lange leverancer gør det ekstra vigtigt. Løber en ordre over flere måneder, skal indtægten kunne periodiseres, og igangværende arbejder skal kunne opgøres, så regnskabet er retvisende undervejs. Aconto-fakturering efter milepæle er almindeligt, og systemet skal kunne håndtere det sammen med den løbende opgørelse af forbrug.
Efterkalkulationen er den anden halvdel. Uden en systematisk sammenligning af kalkuleret og faktisk forbrug gentages de samme fejlskøn i næste tilbud, og virksomheden lærer ikke af de ordrer, der gav underskud.
Kundeændringer er normalen i ordreproduktion, og de er samtidig den hyppigste kilde til tabt indtjening. En ændring sent i forløbet påvirker konstruktion, indkøb, produktion og tidsplan på én gang.
Systemet skal derfor kunne håndtere ændringen som en registreret hændelse med en pris og en godkendelse, ikke som en tilretning nogen laver i stilhed. Kan ændringen ikke spores tilbage til den oprindelige aftale, bliver den sjældent faktureret. Det er sjældent et spørgsmål om avanceret funktionalitet, men om at gøre registreringen enkel nok til, at den bliver gjort i en travl hverdag.
Ordreproduktion kræver to slags planlægning, som skal hænge sammen. Den ene er den klassiske kapacitetsplanlægning, hvor maskiner og medarbejdere skal have tid til opgaven. Den anden er projektets tidsplan, hvor konstruktion, indkøb, produktion, montage og aflevering har indbyrdes afhængigheder.
Er de to adskilt, opstår klassikeren: produktionen har kapacitet, men materialet er ikke hjemme, eller tegningen er ikke frigivet. Systemet bør derfor kunne se leveringstider, konstruktionsstatus og kapacitet i sammenhæng, så en forsinkelse ét sted bliver synlig i tidsplanen frem for at blive opdaget på leveringsdagen.
Mange ordreproducenter tjener en voksende del af pengene efter leveringen, på reservedele, service og opgraderinger. Det forudsætter, at systemet husker, hvad der faktisk blev leveret til den enkelte kunde, altså den konfiguration og de komponenter, der endte i det færdige produkt.
Uden den historik kan hverken serviceafdelingen eller salget arbejde kvalificeret med det installerede grundlag. Med den kan virksomheden levere reservedele hurtigt, tilbyde opgraderinger og se, hvornår et anlæg nærmer sig udskiftning.
Et systemvalg i en ordreproducerende virksomhed afgøres sjældent af funktionslisten, men af om systemet kan følge en ordre hele vejen fra tilbud til efterkalkulation. Bed derfor leverandøren vise netop det forløb med en af jeres egne typiske ordrer: byg tilbuddet, vind det, lad konstruktionen tilføje til styklisten undervejs, læg en ændring ind, og opgør økonomien til sidst.
Inden dialogen med leverandørerne bør I have kortlagt, hvordan forløbet reelt fungerer i dag, og hvor de manuelle mellemregninger opstår. Det arbejde er kernen i en forretningsanalyse, hvor forretningsmodel, processer, data og systemer ses i sammenhæng, og det er grundlaget for et oplyst valg af IT-system. Undervejs er stamdata om varer, moduler og kalkulationsposter et fundament, der skal være på plads, og derfor arbejder vi tidligt med masterdata og den løbende datakvalitet.
Det er produktion, hvor produktet først fremstilles, når ordren er vundet, og hvor en del af løsningen tilpasses kunden. Hver ordre har sin egen økonomi og tidsplan. Det adskiller sig fra serieproduktion, hvor produktet er kendt på forhånd.
Ved ordreproduktion fremstilles produktet efter et kendt design, når ordren er modtaget. Ved konstruktion til ordre tegnes en del af løsningen fra bunden til den enkelte kunde. Den sidste form stiller de største krav til systemet.
Styklisten er sjældent færdig, når ordren modtages, fordi konstruktionen tilføjer dele undervejs. Systemet skal kunne planlægge på et grundlag, der endnu ikke er komplet. Ændringer skal slå igennem på indkøb og produktion uden manuel oprydning.
Det er en funktion, der sammensætter produktet ud fra regler frem for faste varenumre. Sælgeren kan give et teknisk korrekt tilbud, og stykliste og pris dannes automatisk. Reglerne skal vedligeholdes, ellers bliver konfiguratoren upålidelig.
Kalkulation, timer, materialer og underleverandører samles på ordren, så forbruget kan følges undervejs. Ved lange leverancer skal indtægten kunne periodiseres og igangværende arbejder opgøres. Efterkalkulationen viser, hvor tilbuddet ramte forkert.
Mange systemer kan, men de har forskellig tyngde, og forskellen mærkes i hverdagen. Det afgørende er, om systemet kan følge en ordre fra tilbud til efterkalkulation med ændringer undervejs. Bed leverandøren demonstrere forløbet med en af jeres egne ordrer.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
