Står jeres virksomhed over for en omfattende ERP-implementering, og har I lige modtaget den første tidsplan fra jeres leverandør? Vores erfaring viser, at de fleste komplekse IT-projekter tager betydeligt længere tid end oprindeligt estimeret. Som direktør eller CFO bør du forholde dig kritisk til de optimistiske tidslinjer, du præsenteres for i salgsfasen.
Af Partner, Sander Dyrvig
Det er en velkendt provokation i IT-branchen, at de fleste store systemprojekter skrider markant i svinget. Sandheden er, at mange ERP-projekter tager halvanden til to gange så lang tid som planlagt. Det skyldes dog sjældent, at den valgte teknologi eller software fejler i sig selv undervejs. Tværtimod handler det næsten altid om ekstremt optimistiske estimater i den tidlige salgsfase af forløbet. Leverandører har en naturlig kommerciel interesse i at præsentere en kort og smertefri tidslinje for jer. De vil gerne lukke salget hurtigt uden at skræmme jer væk med høje tal.
Hvis I står over for en omfattende ERP-transformation, skal I planlægge efter virkeligheden fra start. Når hverdagen først rammer jeres organisation, opstår der hurtigt uforudsete opgaver og interne udfordringer. I må derfor aldrig forveksle et indledende salgsestimat med en realistisk eksekveringsplan for forretningen. En sund skepsis er jeres absolut bedste forsvar mod massive budgetoverskridelser i fremtiden. Strategisk rådgivning handler om at skabe fuld gennemsigtighed, før de store investeringer ruller afsted.
Når et større ERP projekt taber pusten, er det sjældent én enkelt katastrofal begivenhed, der vælter læsset. Det er derimod en lang række mindre beslutninger og blinde vinkler, som akkumuleres over tid. Det vi ser i praksis er, at virksomheder undervurderer den interne arbejdsbyrde helt enormt. Der opstår hurtigt en lang række klassiske ERP-udfordringer, som trækker tidslinjen i langdrag med store omkostninger. For at beskytte jeres tidsplan skal I kende de mest kritiske årsager til forsinkelser. Vores erfaring viser, at de syv største syndere næsten altid kan spores tilbage til de samme områder. Hvis I proaktivt håndterer disse syv risikofaktorer, minimerer I risikoen for et langvarigt projektskred. Lad os kaste et ærligt blik på de syv mest udbredte årsager til forsinkelser i danske virksomheder.
Mange ledelser tror desværre fejlagtigt, at eksterne konsulenter kan løfte hele denne opgave alene. Det er en misforståelse, som øjeblikkeligt skaber store flaskehalse i jeres interne organisation. Især datamigrering og datakvalitet bliver konsekvent behandlet som en mindre, ligegyldig og ren teknisk opgave. I virkeligheden er det en benhård forretningskritisk disciplin, der kræver dyb indsigt i jeres stamdata. Når jeres vigtige nøglemedarbejdere samtidig skal passe den normale drift, skrider tidsplanen uundgåeligt uge for uge. Leverandørens standardplan tager sjældent højde for, at jeres organisation også har en travl hverdag. Hvis I ikke frigør de rette ressourcer tidligt, ender testfasen med at blive komprimeret. Det skaber efterfølgende enorme problemer ved jeres ERP go-live, hvor fejlene koster dyrt. En afgørende forskel på succes og fiasko er derfor jeres evne til at styre scopet benhårdt. Sørg for at sætte faste rammer op for projektet, før de utilsigtede ændringer ruller ind.
For at skabe en troværdig ERP tidsplan skal vi se på virksomhedens reelle størrelse og kompleksitet. Der findes desværre ingen universel standardløsning, der passer til alle typer organisationer på markedet. En mindre handelsvirksomhed med få lokationer kan udrulle et nyt system hurtigere end en global produktionskoncern. Vores erfaring viser dog, at selv mindre projekter kræver væsentligt mere tid, end ledelsen forventer. Lad os se nærmere på en typisk ERP implementering varighed fordelt på tre realistiske kategorier baseret på solid erfaring fra praksis. Dette giver jer et stærkt sammenligningsgrundlag, når I skal vurdere leverandørens tidsmæssige udspil. Det hjælper jer med at gennemskue, om estimatet er funderet i virkeligheden eller i salgsafdelingen.
Uanset hvilken kategori jeres virksomhed tilhører, skal I passe på med at sammenligne jer ukritisk. To virksomheder med nøjagtig samme medarbejdertal kan have vidt forskellige behov for tilpasninger og specialudvikling. Jo flere unikke arbejdsprocesser jeres forretning insisterer på at bevare, desto længere bliver tidslinjen. Vi anbefaler altid, at I indbygger en realistisk tidsbuffer på mindst tyve procent i planen. Denne buffer skal ikke bruges til at slappe af, men til at håndtere uundgåelige udfordringer. Hvis leverandøren påstår, at en kompleks produktionsvirksomhed kan klare det på fire måneder, bør I genoverveje. Det er i disse situationer, at uvildig ERP rådgivning kan spare jeres virksomhed for store budgetoverskridelser. Tag styringen over jeres egne estimater, før kontraktens blæk overhovedet er tørt på papiret. Det betaler sig at investere tid i en grundig foranalyse for at sikre det rette fundament.
Et klassisk og struktureret forløb kan med fordel opdeles i fire overordnede og logiske ERP implementeringsfaser. Hver enkelt fase har sine egne unikke dynamikker og medfører specifikke risici for uforudsete forsinkelser. Hvis I mister kontrollen i begyndelsen af forløbet, forplanter forsinkelserne sig hurtigt som en dominoeffekt. Det er derfor afgørende at forstå, nøjagtigt hvor og hvorfor tiden løber løbsk undervejs i processen. Lad os gennemgå de fire faser kronologisk og udpege de mest kritiske tidsrøvere i dem. Ved at kende faldgruberne på forhånd kan jeres projektledelse sætte målrettet ind i god tid. Det handler om at være på forkant i stedet for konstant at slukke ildebrande undervejs.
Erfaringen viser, at testfasen er det sted, hvor den oprindelige tidsplan oftest kollapser fuldstændigt. Det skyldes næsten altid, at de foregående faser har ædt al den luft, der var indbygget. Når konfigurationen bliver forsinket, forsøger leverandøren ofte at indhente det tabte ved at forkorte testvinduet. Det er en ekstremt farlig strategi, som næsten altid resulterer i en kaotisk og destruktiv udrulning. I må aldrig acceptere, at der spares på test og validering af jeres forretningskritiske processer. Hvis systemet ikke fungerer optimalt i testmiljøet, vil det skabe store problemer i den virkelige drift. Hold fast i jeres ERP faser, og accepter ikke forhastede genveje tæt på den store målstreg. Det kræver is i maven hos projektledelsen at sige nej til en forhastet lancering.
Mange direktører spørger os naturligt, om det overhovedet er muligt at forkorte varigheden af et projekt. Svaret er ja, men det kræver en helt anden tilgang end blot at presse leverandørens udviklere. Hvis I vil optimere jeres ERP implementerings tid effektivt, skal I kigge indad i organisationen. Professionel og stram digital projektledelse er det absolut stærkeste værktøj til at holde planen på sporet. Det handler om at fjerne organisatorisk friktion og skabe de bedst mulige arbejdsbetingelser for jeres team. Lad os se nærmere på de mest effektive greb, der reelt kan accelerere jeres samlede forløb. Disse metoder sikrer fremdrift uden at kompromittere systemets kvalitet eller medarbejdernes tryghed i processen.
En af de største tidsbesparelser ligger gemt i jeres evne til at standardisere jeres interne processer. Hver gang I vælger en standardfunktion i systemet, sparer I dyrebare timer på design og kodning. Det kræver dog et modigt lederskab, der tør udfordre organisationens gamle vaner og eksisterende arbejdsgange. Hvis I insisterer på, at det nye system skal tilpasses jeres gamle processer, eksploderer tidsplanen. Gør det i stedet til et ufravigeligt princip, at forretningen skal tilpasse sig systemets standarder. Dette greb alene kan barbere flere måneder af det samlede forløb og mindske risikoen markant. Sørg for at motivere jeres medarbejdere til at se værdien i disse nødvendige forandringer tidligt. En agil tilgang til processerne sikrer, at I hurtigere opnår den ønskede forretningsværdi og ROI.
Når I sidder med leverandørens endelige tilbud i hånden, skal I lede efter de skjulte fælder. En urealistisk kort tidsplan er ofte et billigt salgstrick, der skal gøre tilbuddet mere spiseligt. Som uvildige rådgivningskonsulenter har vi set utallige tidsplaner, der var dødsdømte fra den allerførste dag i projektet. I skal være særligt opmærksomme på, om leverandøren har indregnet jeres reelle interne tidsforbrug korrekt. Hvis planen virker for god til at være sand, er det næsten altid, fordi den er det. Lad os gennemgå de mest kritiske røde flag, I skal kigge efter under jeres kontraktgennemgang. Det kan redde jer fra store og ubehagelige økonomiske overraskelser senere i forløbet.
Hvis I opdager disse røde flag, skal I kræve, at leverandøren uddyber forudsætningerne skriftligt. Lad jer ikke spise af med mundtlige forsikringer om, at det hele nok skal gå undervejs. Det er jeres forretning og jeres bundlinje, der betaler prisen, når de urealistiske estimater brister. Spørg helt konkret ind til, hvordan leverandøren vil håndtere eventuelle forsinkelser i de indledende designfaser. Hvis de ikke kan give et klart og struktureret svar, mangler de sandsynligvis projektstyringserfaring. En professionel leverandør vil altid hilse en kritisk og ærlig dialog velkommen fra jeres side. Det beskytter nemlig begge parter mod fremtidige opslidende konflikter og dyre retssager om leverancefejl. Brug jeres sunde fornuft, og tøv ikke med at søge ekstern, uvildig assistance til opgaven. Det betaler sig altid at fange fejlene i planlægningen frem for midt i stormvejret.
Den primære årsag er overdreven optimisme i salgsfasen kombineret med en massiv undervurdering af forretningens interne ressourceforbrug. Datamigrering, datakvalitet og interne beslutningsprocesser tager næsten altid markant længere tid end oprindeligt antaget af leverandøren. Når dertil lægges uforudset scope creep undervejs, skrider den oprindelige tidslinje uundgåeligt.
En lille virksomhed med enkle standardprocesser kan ofte gennemføre en implementering på 4 til 8 måneder uden større problemer. For store virksomheder med komplekse forretningsgange, flere selskaber og internationale lokationer tager det typisk mellem 14 og 24 måneder. Kompleksiteten i organisationsstrukturen er altid den primære tidsdriver frem for selve softwarevalget.
Hold skarpt øje med manglende tidsbuffere mellem faserne samt en urealistisk kort testperiode presset helt op mod den endelige lanceringsdato. Det er ligeledes et stort advarselstegn, hvis leverandøren ikke har specificeret det forventede timeforbrug for jeres egne nøglemedarbejdere. Endelig bør udeladelse af en ordentlig hypercare-supportfase efter go-live altid få alarmklokkerne til at ringe.
Sander Dyrvig
Med erfaring fra projektledelse af større transformationsprojekter i +10 år, varetager Sander typisk program- og projektledelsen af større og komplekse projekter.
Inden skiftet til Cornerstones varetog Sander forskellige lederstillinger indenfor forretningsudvikling for VKR Gruppen og Bestseller.
